Νομικά & Απόρρητο
Το κείμενο αυτό είναι η μορφή click-wrap της Σύμβασης Επεξεργασίας για οργανισμούς που χρησιμοποιούν την κοινόχρηστη υπηρεσία (βαθμίδα A). Για αποκλειστικό διακομιστή, zero-knowledge relay, εγκατάσταση χωρίς δίκτυο ή confidential computing (βαθμίδες B έως E) υπογράφεται η πλήρης σύμβαση με το Παράρτημα Τ.
Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (άρθρο 28 GDPR)
Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων («ΣΕΔ») συνάπτεται μεταξύ του οργανισμού που αποδέχεται τους όρους μέσω του λογαριασμού του στην Υπηρεσία (ο «Υπεύθυνος Επεξεργασίας» ή «Πελάτης») και του παρόχου του filterit (ο «Εκτελών την Επεξεργασία» ή «Πάροχος»), και συμπληρώνει τους Όρους Χρήσης. Αποδέχεται τη ΣΕΔ ο ιδιοκτήτης (OWNER) του οργανισμού, ο οποίος δηλώνει ότι είναι εξουσιοδοτημένος να τον δεσμεύσει. Η αποδοχή καταγράφεται με την έκδοση και τη γλώσσα του κειμένου, τον χρόνο, τη διεύθυνση IP, το αναγνωριστικό του προγράμματος περιήγησης και αποτύπωμα (SHA-256) του παρόντος κειμένου.
1. Ορισμοί
Οι όροι «προσωπικά δεδομένα», «επεξεργασία», «υπεύθυνος επεξεργασίας», «εκτελών την επεξεργασία», «υπο-εκτελών», «υποκείμενο των δεδομένων», «παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» και «εποπτική αρχή» έχουν την έννοια του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 («GDPR») και του ν. 4624/2019. «Υπηρεσία» είναι η πύλη ανίχνευσης και ψευδωνυμοποίησης προσωπικών δεδομένων και ασφαλούς χρήσης τεχνητής νοημοσύνης με την εμπορική ονομασία Filterit.
2. Αντικείμενο, διάρκεια, φύση και σκοπός (άρθρο 28 παρ. 3)
| Στοιχείο | Περιγραφή |
|---|---|
| Αντικείμενο | Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που υποβάλλει ο Πελάτης ή οι χρήστες του στην Υπηρεσία. |
| Διάρκεια | Όσο ισχύει η συνδρομή του οργανισμού, πλέον της περιόδου επιστροφής/διαγραφής του άρθρου 11. |
| Φύση και σκοπός | Ανίχνευση αναγνωριστικών σε κείμενο και έγγραφα· αναστρέψιμη ψευδωνυμοποίηση (αντικατάσταση με placeholders)· διαβίβαση του ψευδωνυμοποιημένου κειμένου σε παρόχους μεγάλων γλωσσικών μοντέλων (LLM) ως υπο-εκτελούντες· επαναφορά των τιμών στην απάντηση· οπτική απαλοιφή σε εικόνες και PDF· προαιρετική σύνταξη προσχεδίων email· τήρηση αρχείου ελέγχου· μεταγραφή και περίληψη ηχογραφήσεων συναντήσεων στην υποδομή του Εκτελούντος· απαντήσεις σε ερωτήσεις επί συνόλων εγγράφων (review grid). |
| Κατηγορίες δεδομένων | Αναγνωριστικά σε ελεύθερο κείμενο (ονόματα, διευθύνσεις, τηλέφωνα, email)· εθνικά αναγνωριστικά (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΔΤ, IBAN, πινακίδες)· στοιχεία λογαριασμού και ταυτοποίησης των χρηστών του Πελάτη· περιεχόμενο email όταν χρησιμοποιείται ο βοηθός email· ηχογραφήσεις όταν χρησιμοποιούνται συναντήσεις ή φωνητικά· ενδεχομένως δεδομένα ειδικών κατηγοριών που περιέχονται ακούσια στο περιεχόμενο. |
| Υποκείμενα | Οι χρήστες του Πελάτη και τα τρίτα πρόσωπα που αναφέρονται στο υποβαλλόμενο περιεχόμενο. |
3. Υποχρεώσεις του Εκτελούντος (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχεία α έως η)
Ο Εκτελών:
- επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών του Πελάτη, συμπεριλαμβανομένων των διαβιβάσεων, εκτός αν υποχρεούται από το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους, οπότε ενημερώνει τον Πελάτη πριν από την επεξεργασία, εφόσον δεν απαγορεύεται. Οι εντολές δίδονται μέσω της χρήσης της Υπηρεσίας και των ρυθμίσεων του οργανισμού·
- διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που επεξεργάζονται τα δεδομένα δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας·
- λαμβάνει τα μέτρα ασφάλειας του άρθρου 32 GDPR που περιγράφονται στο άρθρο 4·
- τηρεί τους όρους του άρθρου 5 για την πρόσληψη υπο-εκτελούντων·
- συνδράμει τον Πελάτη με κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα στην ικανοποίηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων (άρθρα 12 έως 22 GDPR)·
- συνδράμει τον Πελάτη στις υποχρεώσεις των άρθρων 32 έως 36 GDPR (ασφάλεια, γνωστοποίηση παραβίασης, εκτίμηση αντικτύπου, προηγούμενη διαβούλευση)·
- κατ' επιλογή του Πελάτη διαγράφει ή επιστρέφει όλα τα προσωπικά δεδομένα μετά το πέρας της παροχής, σύμφωνα με το άρθρο 11·
- θέτει στη διάθεση του Πελάτη κάθε πληροφορία που απαιτείται για την απόδειξη συμμόρφωσης και επιτρέπει και συμβάλλει σε ελέγχους, σύμφωνα με το άρθρο 6·
- ενημερώνει αμέσως τον Πελάτη αν κρίνει ότι μια εντολή παραβιάζει τον GDPR ή άλλη διάταξη περί προστασίας δεδομένων.
4. Μέτρα ασφάλειας (άρθρο 32)
Ο Εκτελών τηρεί, κατ' ελάχιστο:
| Τομέας | Μέτρο |
|---|---|
| Κρυπτογράφηση σε ηρεμία | Ο πίνακας αντιστοίχισης placeholder με τιμή φυλάσσεται κρυπτογραφημένος με AES-256-GCM και διαγράφεται 30 ημέρες μετά τη δημιουργία· συνομιλίες, μηνύματα, κείμενα projects και προσχέδια κρυπτογραφούνται σε ηρεμία· τα διαπιστευτήρια email κρυπτογραφούνται. Αντίγραφα ασφαλείας της βάσης διατηρούνται στον διακομιστή έως 14 ημέρες. |
| Αναζήτηση χωρίς αποκρυπτογράφηση | Ευρετήριο HMAC-SHA256· ο διαχειριστής βάσης δεν μπορεί να αναστρέψει τις τιμές. |
| Ελαχιστοποίηση | Συνομιλίες, μηνύματα και αρχεία αποθηκεύονται μόνο ψευδωνυμοποιημένα και κρυπτογραφημένα· τα νήματα email δεν αποθηκεύονται (τα στοιχεία της προαιρετικής αυτοματοποίησης αποθηκεύονται ψευδωνυμοποιημένα και κρυπτογραφημένα)· τα πρωτότυπα αρχεία παραμένουν σε προσωρινό χώρο έως 30 λεπτά (10 λεπτά για πρωτότυπα απαλοιφής) και ποτέ στη βάση. |
| Ακεραιότητα της μάσκας | Η ψευδωνυμοποίηση είναι fail-closed: αν η ανίχνευση δεν είναι διαθέσιμη, το κείμενο δεν αποστέλλεται· μοναδικότητα των placeholders επιβεβλημένη από περιορισμό της βάσης ανά πελάτη· έλεγχος διαρροής στη ροή της απάντησης. |
| Πρόσβαση | Ρόλοι ανά οργανισμό (ιδιοκτήτης, διαχειριστής, μέλος, ελεγκτής)· ελάχιστα προνόμια· αρχείο ελέγχου ανά ενέργεια. |
| Μεταφορά | TLS σε κάθε εξωτερική επικοινωνία. |
| Φιλοξενία | Υποδομή εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης (Hetzner Online GmbH, Falkenstein, Γερμανία). |
| Κλειδιά | Κύριο κλειδί υψηλής εντροπίας μόνο σε μεταβλητή περιβάλλοντος του διακομιστή εφαρμογής· διαδικασία εναλλαγής. Στην κοινόχρηστη υπηρεσία τα δεδομένα οργανισμών προστατεύονται με το κλειδί του Εκτελούντος· κλειδί του πελάτη υπάρχει για ατομικούς λογαριασμούς με κωδικό, και κλειδιά υπό τον έλεγχο του οργανισμού προσφέρονται στις αποκλειστικές βαθμίδες (B έως E). |
Αναλυτικά μέτρα: σελίδα Ασφάλεια και, κατόπιν αιτήματος, η πολιτική ασφάλειας του Παρόχου.
5. Υπο-εκτελούντες (άρθρο 28 παρ. 2 και 4)
5.1 Ο Πελάτης παρέχει γενική γραπτή εξουσιοδότηση για τους υπο-εκτελούντες που αναγράφονται στη σελίδα Υπο-εκτελούντες, η οποία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσας.
5.2 Ο Εκτελών ενημερώνει τον Πελάτη για κάθε σκοπούμενη προσθήκη ή αντικατάσταση υπο-εκτελούντος, μέσω της σελίδας αυτής και με email στον ιδιοκτήτη του οργανισμού, παρέχοντας προθεσμία 30 ημερών για αντίρρηση για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων. Αν η αντίρρηση δεν μπορεί να ικανοποιηθεί, ο Πελάτης δικαιούται να καταγγείλει τη συνδρομή.
5.3 Ο Εκτελών επιβάλλει σε κάθε υπο-εκτελούντα τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων με την παρούσα, μέσω σύμβασης, και παραμένει πλήρως υπεύθυνος έναντι του Πελάτη για την εκτέλεσή τους.
5.4 Ο Πελάτης μπορεί να ζητήσει από τον Εκτελούντα περιορισμό των παρόχων LLM που χρησιμοποιούνται για τον χώρο του (πολιτική residency). Ο Εκτελών δεν χρησιμοποιεί άλλον πάροχο LLM από όσους αναγράφονται στη σελίδα υποεπεξεργαστών· σήμερα όλοι εδρεύουν στις Ηνωμένες Πολιτείες, οπότε περιορισμός μόνο σε ΕΕ είναι διαθέσιμος μόλις καταχωριστεί πάροχος με έδρα στην ΕΕ.
6. Έλεγχοι (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχείο η)
Ο Εκτελών θέτει στη διάθεση του Πελάτη τις πληροφορίες συμμόρφωσης και επιτρέπει ελέγχους από τον Πελάτη ή εξουσιοδοτημένο ελεγκτή, με γραπτή προειδοποίηση 30 ημερών και με έξοδα του Πελάτη, όχι συχνότερα από μία φορά ανά 12 μήνες πλην περίπτωσης παραβίασης ή αιτήματος εποπτικής αρχής, υπό όρους εμπιστευτικότητας. Το αρχείο ελέγχου της Υπηρεσίας και το evidence pack του οργανισμού ικανοποιούν τα συνήθη αιτήματα ελέγχου.
7. Διεθνείς διαβιβάσεις (Κεφάλαιο V)
7.1 Το ψευδωνυμοποιημένο περιεχόμενο διαβιβάζεται στους παρόχους LLM της σελίδας υπο-εκτελούντων, οι οποίοι εδρεύουν στις Ηνωμένες Πολιτείες. Καθώς τα ψευδωνυμοποιημένα δεδομένα παραμένουν προσωπικά δεδομένα, ο Εκτελών στηρίζει τις διαβιβάσεις αυτές στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες που περιέχονται στη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων του παρόχου, με την ψευδωνυμοποίηση ως συμπληρωματικό μέτρο. Η φιλοξενία (Hetzner Online GmbH, Γερμανία) και τα συναλλακτικά email (Brevo, Γαλλία) δεν συνιστούν διαβίβαση σε τρίτη χώρα.
7.2 Ο Εκτελών δεν διαβιβάζει προσωπικά δεδομένα εκτός ΕΟΧ παρά μόνο βάσει έγκυρου μηχανισμού του Κεφαλαίου V και σύμφωνα με τις εντολές του Πελάτη. Ο Πελάτης μπορεί να ζητήσει τον αποκλεισμό των διαβιβάσεων LLM εκτός ΕΕ με την πολιτική residency του άρθρου 5.4, μόλις καταχωριστεί πάροχος με έδρα στην ΕΕ.
8. Συνδρομή στα δικαιώματα των υποκειμένων
Ο Εκτελών παρέχει τεχνικά μέσα (διαγραφή, εξαγωγή ψευδωνυμοποιημένων αρχείων, αναζήτηση και επαναφορά τιμών από τον πίνακα αντιστοίχισης κατόπιν εξουσιοδοτημένου αιτήματος) ώστε ο Πελάτης να ικανοποιεί αιτήματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και αντίταξης εντός των νόμιμων προθεσμιών. Αιτήματα υποκειμένων που περιέρχονται απευθείας στον Εκτελούντα διαβιβάζονται στον Πελάτη χωρίς καθυστέρηση.
9. Παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (άρθρα 33 έως 34)
Ο Εκτελών γνωστοποιεί στον Πελάτη κάθε παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός 48 ωρών από τη στιγμή που τη διαπίστωσε, παρέχοντας τις πληροφορίες που χρειάζεται ο Πελάτης για τη δική του γνωστοποίηση κατά το άρθρο 33, και συμπληρώνει την ενημέρωση καθώς προκύπτουν νέα στοιχεία.
10. Ευθύνη, εφαρμοστέο δίκαιο
Η ευθύνη των μερών διέπεται από τους Όρους Χρήσης και το άρθρο 82 GDPR. Εφαρμοστέο δίκαιο: ελληνικό· αρμόδια τα δικαστήρια της Αθήνας. Αρμόδια εποπτική αρχή για τον Πελάτη στην Ελλάδα: Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
11. Επιστροφή και διαγραφή
Κατά τη λήξη της συνδρομής ο Εκτελών, κατ' επιλογή του Πελάτη, επιστρέφει ή διαγράφει αμετάκλητα όλα τα προσωπικά δεδομένα (πίνακας αντιστοίχισης, ψευδωνυμοποιημένα αρχεία, εφήμερα δεδομένα, αντίγραφα ασφαλείας κατά τον κύκλο τους) εντός 30 ημερών και βεβαιώνει τη διαγραφή, εκτός αν η διατήρηση επιβάλλεται από τον νόμο.
12. Ρητή δήλωση ορίων
Ο Εκτελών δηλώνει και ο Πελάτης αναγνωρίζει ότι:
- η ψευδωνυμοποίηση δεν είναι ανωνυμοποίηση: τα δεδομένα παραμένουν προσωπικά και η παρούσα εφαρμόζεται πλήρως·
- η ανίχνευση αναγνωριστικών δεν είναι πλήρης· οι μετρήσεις ακρίβειας δημοσιεύονται στη σελίδα Ακρίβεια και ανανεώνονται με κάθε έκδοση· ο Πελάτης ελέγχει το αποτέλεσμα πριν το χρησιμοποιήσει·
- στην κοινόχρηστη υπηρεσία ο Εκτελών επεξεργάζεται το κείμενο του Πελάτη μη ψευδωνυμοποιημένο στη μνήμη, κατά την ανίχνευση, και κατέχει το κλειδί με το οποίο κρυπτογραφούνται σε ηρεμία τα δεδομένα οργανισμών, οπότε έχει τεχνικά τη δυνατότητα πρόσβασης σε αυτά· δεσμεύεται συμβατικά να το πράττει μόνο για την παροχή της Υπηρεσίας·
- τα μοντέλα LLM μπορεί να παράγουν ανακριβές περιεχόμενο· η ευθύνη για τη χρήση του αποτελέσματος ανήκει στον Πελάτη.
13. Ιεραρχία και τροποποίηση
Σε περίπτωση σύγκρουσης, η παρούσα υπερισχύει των Όρων Χρήσης ως προς την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Νέα έκδοση της παρούσας γνωστοποιείται στον ιδιοκτήτη του οργανισμού και απαιτεί νέα αποδοχή· μέχρι τότε ισχύει η αποδεχθείσα έκδοση.
Στοιχεία επικοινωνίας για θέματα προστασίας δεδομένων: contact@filterit.app. Δεν έχει οριστεί Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων.